校属各单位：

    根据今年学校档案工作安排,2010年档案移交工作现已经开始,请各归档单位于5月底之前将2009年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围：

    1. 2009年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《归档范围与保管期限表》。

    2. 归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》，利用“南大之星”档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

    3.各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

    本次整理移交的归档材料是2009年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档要求：

    1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

    2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。

    3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写卷内备考表。

    4.各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题，可以通过电话或档案管理系统的实时在线交流系统与档案馆联系。联系电话：63556995。

    5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；各院系也可通过档案管理系统录入2009届毕业生合影并上传电子版。

    6.对于保密性强，不便于移交档案馆的材料，由本部门按要求立卷归档，指定专人负责，但应向档案馆移交归档目录（含电子版），注明存放地点。

三、档案的移交：

    1.归档验收：

   移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

    2.移交手续：

    归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

    3.归档移交时间：

    党政部门和按年度归档的部门，请于5月30日前移交2009年度归档材料。

    教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一教学年度的归档材料。

    科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

    其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

                                                                 档案馆

                                                               2010年3月1日