校属各单位：

根据学校档案管理工作安排，现启动2025年度文件材料归档工作。请各单位按要求整理、立卷并移交本年度形成的具有保存价值的文件材料（含往年未归档材料）。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、财务、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件、声像、实物等形式的载体材料，均属于本单位的归档范围。（参照档案馆网站上的《档案分类方案、归档范围与保管期限表》）。

2.归档的文件材料包括纸质材料和电子文件（如文本文件、电子照片、音视频文件、数据文件等）一同归档。

3.以学校名义获得的（省级及以上）各种证书、奖牌、奖杯、奖状、光荣册、锦旗、题词、以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物档案。

4.学校重大活动、重大事件专项档案（举办承办重大活动的手册、照片、人物等）（例如：2025年学校党代会、教代会、工代会、团代会、学代会、学科（学位）、本科教学评估等学校年度重点工作、重大活动涉及的内容）。

5.科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

二、归档要求

1.为力促“应归尽归”，各单位应对归档工作给予高度重视，认真做好档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、真实、准确、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。

2.各单位档案员参照本部门的《档案归档范围和保管期限表》，负责本单位归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作，归档单位移交档案材料时必须按照《归档文件目录》报送纸质和电子文件目录表，各单位负责人应对归档材料的完整性、真实性负责，并在移交清单上签字盖章。

3.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料，以卷为单位进行整理、立卷。

4.归档的声像(电子照片、音视频等)须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者等信息。

5.实物档案须标明实物名称、获得时间和颁发（赠）单位。

6.对于涉密、保密性强，不便于移交档案馆的材料，由本单位按档案管理要求立卷归档，指定专人负责。

7.各单位档案员可进轻大档案工作群，如在档案管理系统使用和档案移交中遇到问题，可以与档案馆联系。

联系人：古老师。电话：86608629。邮箱：dag@zzuli.edu.cn。

三、移交程序

1.归档验收：

移交档案时，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的需退回归档单位返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续：

归档单位移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式两份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间：

请于6月30日前移交2025年度归档文件材料。

附件1：归档文件目录样表.xlsx

附件2：档案移交清单.docx

              档案馆

                                       2026年3月2日