关于收集35周年校庆专题档案的通知

发布部门: 档案馆

发布时间: 2012-06-12

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校属各单位：　　
　　35周年校庆形成的各类档案材料是对学校35年办学历史的提炼和浓缩，全面而精练地反映了学校各方面取得的成就。为了完整保存这一重大活动的历史记忆，档案馆将在全校范围内开展校庆专题档案资料收集工作。现将有关事项通知如下：
　　一、校庆专题档案收集范围内容
　　校庆档案是开展庆典活动前后各单位产生形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料（含电子及其他载体的文件材料）和实物（代表学校接收的各种礼品、礼物、设备等）。收集归档的主要内容有：

序号	收集归档内容	责任单位
1	校庆活动的计划、方案、总结、通知等文件，校庆各小组工作方案、预案、人员分工等有关材料	校庆办（党办、校办、宣传部、学工部）
2	相关的会议记录（含重要的座谈会）、纪要	党办、校办
3	邀请各单位的请柬；外来单位的贺信、贺电	校办
4	庆典大会仪程（来宾名单、座签）、领导讲话、大会发言材料、学术研讨会论文集等	党办
5	庆典、学术活动的照片、录音、录像等声像材料	宣传部
6	画册、光盘等编辑出版物、媒体对校庆活动的相关报道	宣传部
7	成就展（教学成果展及科研成果展等）全套版面的电子版	教务处、科技处
8	各院（系）的简介、画册、相关资料、活动等	各院（系）
9	学校统一定制的各种纪念品的样品、制作设计图及说明（含服装）、礼品发放清单等	校办、学生处、合作办学管理处
10	外单位（校友）赠送学校的有保存价值的礼品、题词等	各相关单位
11	有关捐赠款的财务清单	财务处
12	其它反映校庆活动的文字、音像材料等	各相关单位
备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档

　　 二、注意事项
　　（一）各单位要高度重视校庆专题档案材料的收集归档工作，指定专人负责，本着对学校历史和未来负责的精神，切实做好校庆资料的收集整理和归档工作，以防散失或损毁，确保有保存价值的各种载体形式的材料收集齐全、完整规范、安全保管。
　　（二）为更加真实、生动地反映校庆活动的历史原貌，各单位在收集纸质文件的同时，须将各类载体档案（电子、声像）与纸质档案对应同步归档。
　　（三）请各单位分管档案工作的领导或负责校庆工作的领导督促本单位兼职档案员认真收集整理校庆专题档案资料，并于6月30日前，将有关资料及目录移交档案馆。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

档案馆

2012年6月12日

图说轻工大

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