校属各单位：
　　根据今年学校档案工作安排,2009年档案移交工作现已经开始,请各单位近期将2008年产生的所有文件、归档材料移交学校综合档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
　　1. 2008年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照附表中的相关内容.
　　2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档，并附有打印的归档文件目录。
　　3.各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
　　本次整理移交的归档材料是2008年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
　　1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校综合档案室。
　　2.文件类的归档材料实行以件为单位归档。
　　3.教学、科研、基建、出版、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
　　4.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写卷内备考表。
　　5.各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向综合档案室工作人员联系咨询。
　　6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。
　　7.对于保密性强，不便于移交综合档案室的材料，由本部门按要求立卷归档，指定专人负责，但应向综合档案室移交归档目录（含电子版），注明存放地点。
三、档案的移交：
　　1.归档验收：
　　移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
　　2.移交手续：
　　归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
　　3.归档移交时间：
　　党政部门和按年度归档的部门，请于4月30日前移交2008年度归档材料。
　　教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一教学年度的归档材料。
　　科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
　　其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
　　联系人：杨老师
　　电话： 63556384
　　附：归档目录　点击此处下载附件　卷内备考表样表　点击此处下载附件　各部门归档范围表　点击此处下载附件

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2009.03.17