校属各单位：
      根据今年学校档案工作安排,2011年档案移交工作现已经开始,请各归档单位于5月底之前将2011年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
      1.2011年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《归档范围与保管期限表》。
      2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》，利用“南大之星”档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。
      3.各单位参照《郑州轻工业学院荣誉类实物档案归档办法》的要求，将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。
      本次整理移交的归档材料是2011年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
      1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。
      2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
      3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
      4.各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题，可以通过电话或档案管理系统的实时在线交流系统与档案馆联系。联系电话：63556995。
      5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；各院系也可通过档案管理系统录入2011届毕业生合影并上传电子版。
      6.对于保密性强，不便于移交档案馆的材料，由本部门按要求立卷归档，指定专人负责，但应向档案馆移交归档目录（含电子版），注明存放地点。
三、档案的移交：
      1.归档验收：
      移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
      2.移交手续：
      归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
      3.归档移交时间：
      党政部门和按年度归档的部门，请于5月30日前移交2011年度归档文件材料。
      科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
      其它档案的归档时间按有关文件规定执行。