校属各单位：

新冠肺炎疫情发生以来，我校认真贯彻中央、省委省政府和省高工委教育厅等上级重要指示精神，周密部署、扎实推进全校疫情防控工作。广大党员干部、师生员工积极响应校党委号召，按照党委各项要求全力投入疫情防控，有效维护了全体师生员工的生命安全和身体健康，并通过努力实现了“停课不停学、停课不停教、停课不停研”，最大限度确保了学校各项工作的顺利开展。

为完整记录我校师生员工在新冠肺炎疫情防控中群策群力、团结互助的全过程，永久保存全体轻工大人与祖国人民一道同心抗疫、共克时艰的宝贵记忆，为今后有关工作和研究提供借鉴，根据《河南省重大活动档案管理办法（试行）》和我校档案管理办法，档案馆决定在疫情结束后面向全校收集、征集疫情防控工作相关档案资料。现将有关情况通知如下，请做好前期准备工作。

一、收集和征集范围

凡是本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均纳入收集归档范围。具体包括：

1.上级部门下发的与新冠肺炎疫情防控有关的文件、通知等（通过OA系统流转的除外）；

2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知等（通过OA系统流转的除外）；

3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；

4.各单位成立新冠肺炎疫情处置领导机构、建立协调机制相关的文件资料；

5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、议程、纪要、音视频和图片资料等；

6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、统计报表、各类简报、工作总结、汇报材料、表彰材料等；

7.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单，以及志愿工作中产生的文件材料；

8.学校和各单位、教职工生个人向疫区捐赠款物的凭证、记录；

9.新冠肺炎疫情防控过程中，我校接收社会各界捐赠物资和资金的相关资料；

10.学校和各单位在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传视频，以及学校和各单位官方微博、微信公众号的疫情防控主题推送内容层材料；

11.师生员工以防疫抗疫为主题创作的书法、绘画、摄影、音乐等艺术作品；

12.新冠肺炎疫情防控过程中作出突出贡献的团队及个人事迹材料、照片、音视频等；

13.师生员工共克时艰、互助奉献、联防联控、共塑社会公德、倡导文明新风的文字材料、照片、音视频等（如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家隔离、网上教学等情况的文字、图片、音视频资料）；

14.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视音像、网页截屏等）；

15.师生员工在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料。

二、收集和征集时间

疫情结束后两个月以内。

三、收集和征集方式

1.收集

（1）学校新冠肺炎疫情防控工作领导小组办公室为归档牵头部门，指定专人负责本机构及各专项工作组疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

（2）各单位档案工作负责人和兼职档案员，负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

2.征集

对散存在社会上的上述档案材料，档案馆将采取无偿捐赠方式进行征集。

四、相关责任要求及说明

1.各单位应强化档案意识，从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，待疫情结束后及时归档。

2.报送档案材料应规范、完整。文字材料要内容真实、积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明、内容完整、清晰流畅；实物档案要提供原件，移交前做好消毒工作。

3.各单位移交的纸质材料和实物档案应附详细的目录。各类档案材料请附简要内容说明（时间、地点、人物、事由等情况介绍），并注明联系人姓名、单位及联系方式。

4.通过OA系统流转的上级来文、学校各部门发文和会议纪要等不需要人工归档；图片、视频等电子文件可以直接通过档案管理系统上传，也可发送到档案馆邮箱。

5.各界人士捐赠的档案材料经审核鉴定后，将永久保存于学校档案馆，并向捐赠档案资料者颁发《捐赠证书》以示感谢。

五、联系方式

联系人：郭老师  董老师

联系电话：86608628

电子邮箱：dag@zzuli.edu.cn

档案馆

2020年3月7日