各学院：

新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理，按照《河南省教育厅关于做好2018年普通高等学校录取新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》（教学〔2018〕740号）和《关于印发<郑州轻工业学院2018年新生入学资格复查和学籍电子注册工作方案>的通知》（郑轻院〔2018〕34号）要求，现就2018级学生档案收交和清查及信息核对工作有关事宜通知如下：

一、时间安排

各学院应在2018年9月30日前完成本学院2018级学生档案收交和清查工作。

二、2018级学生入学档案材料内容

学生入学档案材料是指学生在升入我校前形成的档案，如普通本专科生的中学档案，专升本学生升本前的专科档案等。一般应包括以下几类材料：

（一）中学时期材料：包括入团、入党志愿书、高中毕业生登记表（学籍卡）、学习成绩登记表、奖励、处分材料、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证等；

（二）高考录取材料：包括高考考生报名登记表、高考考生体检表、高考志愿表等；

（三）其他材料：包括记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。

以上纸质档案部分一般由学生自带，在核对学生相关信息（照片、考生号、身份证号等）无误后，装入其本人档案袋内。

三、2018级学生档案收交工作

（一）各学院应指派专人负责学生档案的登记收交工作，接收自带档案时，应认真履行收交登记手续，填写《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》（附件1），确保档案的完整与安全。

（二）对于档案袋有破损、开口、无密封章等特殊情况的务必让学生本人在《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》备注栏里详细注明并签字确认。

（三）对于未上交纸质档案的学生，要求学生本人在《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》备注栏中注明原因并签字确认，并限期9月25日前要求学生上交原始档案。对于没有档案、档案信息不全或者信息不符的新生，应作为重点复查对象，通过其他途径仔细核对考生身份信息。

四、2018级学生档案清查工作

（一）各学院要组织专人对收交的学生档案依据档案材料内容进行清查，并填写《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》（附件2）。

（二）对于档案材料严重缺失的学生，由辅导员在《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》中详细注明并签字确认。

（三）对于档案材料缺失项由辅导员通知到学生本人，限期3个月内要求学生补齐相关材料。

五、2018级学生基本信息核对工作

（一）各学院要安排专人按照省招生办公室提供的考生电子档案照片或高考进场照片信息、考生电子档案、准考证、录取通知书、考生纸质档案、录取考生名册、身份证等信息和考生本人逐一对照核查；要将新生档案与其填写的《郑州轻工业学院学生登记表》、《郑州轻工业学院新生基本情况登记卡》中的信息进行认真核对。

（二）在学生宿舍或班级固定教室等场所张贴生源地省级招生部门提供的考生电子照片，接受同学监督，防止舞弊现象发生。

六、其他要求

（一）各学院原则上按照班级、学号对学生排序填写《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》、《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》。

（二）《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》填写后原件随学生原始档案一同留存学院备查，电子版于9月30日前发送至学生处邮箱xsc@zzuli.edu.cn ；《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》随学生原始档案一同留存备查，不再上报。

（三）各学院要对考生电子照片的张贴情况进行拍照备查，照片电子版于9月30日前发送至学生处邮箱xsc@zzuli.edu.cn。

（四）党团关系档案材料，在登记完《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》后分别移交各学院党总支和分团委，履行相关关系转入手续。请各学院党总支督促负责人认真做好交接手续，若出现丢失，由相关交接人负责。

（五）档案清查和基本信息核对过程中，如发现有特殊情况，请及时以书面形式汇报给学生处。

               学生处

                 2018年9月13日

附件1：郑州轻工业学院学生原始档案登记表.docx

附件2：附件2郑州轻工业学院学生档案材料清查明细表.docx