2010年9月13日上午，河南大学档案馆馆长张德昌一行八人到我校档案馆就档案信息化建设工作开展学习交流活动。
    蔡丽萍馆长首先对各位同仁们的到来表示热烈欢迎，并就我校档案信息化建设的思路及目前运转情况作了简要介绍。随后，双方就档案数字化建设中遇到的一些具体问题和技术细节进行了深入讨论。河南大学档案馆同仁观看了我校档案管理系统目录的导入和数据批量挂接的演示，并实地参观了档案库房和实物展厅。通过交流，双方在档案数字化建设、档案管理软件使用的很多方面取得了共识，并希望两校今后能够在档案管理工作方面进一步加强沟通与交流，共同推动河南高校档案事业的发展。
    我校档案信息化建设计划分三步走，第一步为档案目录数据库建设；第二步为常用档案全文数据库建设以及当年新增档案的数字化建设；第三步为具有利用和保存价值档案的数字化建设。最终目标是将档案馆建设成为依托档案全文数据库和在线档案收集、查询、借阅、利用的档案信息中心。截至目前，我校档案馆已将馆藏全部文书档案案卷、文件目录录入档案管理系统，实现了馆藏大部分档案的计算机检索和管理；对建校以来的全部学生录取审批表和毕业生证书存根进行了数字化扫描并导入到档案管理系统，实现了这部分档案的计算机全文检索；从今年开始新接收的档案将同步实现数字化管理。各部门可以通过档案馆主页进入档案管理系统，输入本部门的用户名和密码登录进行检索。